为适应新形势下我校师生参加线上外事活动的新常态，推动我校对外交流与合作有序开展和高质量发展，杜绝意识形态和安全稳定事故发生，特制定本方案。

在线外事活动的举办采取“谁举办、谁负责、谁的人、谁监管”的原则，由学院或部门承担主体责任。

           一、严格活动审批、报备

（一）参加外方主办的线上国际会议

应至少提前15个工作日履行报批程序。师生须向学校外事部门报备，由外事部门根据管理权限向上级相关部门报备或审批。

举办之前按照疫情防控要求向疫情防控部门报备或审批。

 申报材料应包括：

1.会议基本情况介绍（含会议主题、内容、主办方介绍、参会人员名单等）；

2. 会议邀请函；

3. 保密承诺书（见附件）；

4. 需要报销的相关费用和经费来源。

    （二）举办（含承办、申办）线上国际会议

应按照《教育部关于在华举办国际会议管理办法的实施细则》要求，履行报批程序（登录http://econf.hust.edu.cn国际学术会议云平台进行申报）。

举办(含承办、申办)重大线上国际会议(社科类外宾人数100人以上；自然科学类外宾人数300人以上)的，应至少在会议日期前3个月报批；一般线上国际会议应至少提前30天报批。

未经教育部批准的线上国际会议不得举办。会议结束后2个月内，会议负责人需及时上传会议总结材料。     

（三）开展其他线上外事活动

利用线上方式开展涉外的双多边会见、会谈、讲座报告等活动，参照线下举办同类活动的程序进行报批。

  二、严格审核活动材料，杜绝意识形态事故

  要求参会人员提交发言材料或提纲，提前进行审核，如有问题及时进行修正，以恰当方式提醒参会人员发言内容要合适，注意措辞。

  三、做好活动组织现场的应急管理

（一）提前了解场地相关设备使用近状和安全系数；

（二）提前进行会场布置和设备调试，完成与对方通过网络平台的会场连接测试，关注对方会场布置状况，如有不当进行委婉提醒；

（三）活动中，组织专人对网络会议平台全程管理，采取被邀请方可加入和禁言设置，对在留言板发表不当言论者立即删除；

（四）如发言人出现不当言论，视情况予以转移话题、委婉提醒、打断、制止或纠正；

（五）做好应急用电、备用网络平台等的准备和会前测试；

   四、其它方面

（一）做好异常情况的及时报告；

（二）做好疫情防控工作；

（三）做好参会人员的审查工作；

（四）在线涉港澳台活动参照实施。

（五）会议结束后10个工作日内提交会议总结和活动照片备案。

线上外事活动是我校对外交流工作的重要组成部分，请各单位切实履行主体责任，重视对线上外事活动的管理，坚持实事求是，严格审核把关。